Antes de conhecermos todas as funções do Google Drive, primeiramente vamos entender o que é esta poderosa ferramenta.
O que é o Google Drive?
Basicamente falando, o Google Drive é um HD Virtual, onde você irá armazenar qualquer tipo de arquivo e acessá-los de qualquer dispositivo (tablet, celulares, desktops, notebooks e etc).
Acessando o Google Drive
Para acessar o Drive do Google é bem simples e fácil. Você pode baixar o app em seus dispositivos móveis, sejam eles iOS ou Android, efetuar o login com a sua conta do Gmail e pronto! Para Desktops e Notebooks basta você acessar o seu Gmail e clicar em Drive ou diretamente pelo site do Drive.
Menus
Vamos falar um pouco sobre os menus do Google Drive. Existem 6 botões do lado esquerdo (em desktops), sendo o primeiro e em destaque o botão novo. A partir dele é possível você explorar todas as funcionalidades do Drive, então iremos falar sobre elas mais abaixo.
- Meu drive – Como o próprio nome sugere, aqui ficam todos os seus arquivos e pastas. Ou seja, caso você deseje ver somente os seus itens, basta clicar aqui.
- Compartilhados comigo – Ao clicar nesta opção você verá todos os arquivos que foram compartilhados com você, sejam eles somente leitura ou os que você possui poder de edição e comentário.
- Recentes – Todos os arquivos recentes abertos ou compartilhados com você.
- Com estrela – Arquivos que você marcou como importantes.
- Lixeira – Todos os arquivos excluídos do seu drive vão para a lixeira. Os arquivos que estão neste local ficam por um período, mas depois são excluídos definitivamente. Esta opção funciona basicamente como a lixeira do Windows ou iOS.
Funcionalidades
Dentre as funcionalidades do Google Drive daremos destaque para as principais.
- Criação de Pastas – Serve para criar pastas para organizar os arquivos dentro do seu drive. Assim, é possível compartilhar uma pasta e todo o seu conteúdo de uma vez só.
- Upload de Arquivos – Esta função é para você enviar os arquivos do seu dispositivo (computador, tablet, celular) para o seu Drive.
- Upload de Pastas – Mesma função da opção acima, mas aqui você consegue enviar diretamente a pasta e todo o seu conteúdo.
- Criar Documentos – Esta opção, na verdade, é um sinônimo para as opções de criação de um Documento, Planilha, Apresentação, Formulário, Desenho e etc.
- Conectar mais apps – Temos aqui uma função muito interessante. Ao clicar nela você terá acesso ao G-Suite Marketplace, onde é possível adicionar e integrar seu Drive à diversas aplicações.
- Compartilhamento – Sem dúvida nenhuma, esta é a funcionalidade mais incrível do Google Drive. Falaremos mais baixo dela com detalhes mas, basicamente, ela permite que você compartilhe pastas, vídeos, documentos e imagens de uma maneira fácil e com níveis de permissões.
Integrações
As integrações do Google Drive são feitas através do menu “Conectar mais apps”. Conforme dito anteriormente, nela você tem acesso ao Gsuite Marketplace, onde diversos apps estão disponíveis para integrações.
Conheça as ferramentas Google Workspace for Education
Compartilhamento
As opções de compartilhamento são:
Compartilhar – É possível que você compartilhe as pastas ou os documentos para um grupo específico de pessoas ou uma única pessoa. Basta você digitar o e-mail no campo Adicione pessoas e grupos que será enviado um e-mail para elas informando sobre o compartilhamento do arquivo. Dessa forma, você também consegue personalizar o nível de acesso das pessoas entre Leitor, Comentarista e Editor. Por padrão, quando você efetua um compartilhamento, já fica selecionada a opção Editor.
Após digitar o e-mail das pessoas, adicione uma mensagem personalizada, se desejar, e aí basta clicar em enviar que o link de acesso ao documento será enviado.
Gerar Link compartilhável – Esta opção faz com que o arquivo ou pasta que você deseja compartilhar se torne público para qualquer pessoa que possuir o link, ou seja, pessoas desconhecidas poderão ter acesso a este documento ou pasta caso possuam o link.
Como na opção anterior, ao gerar o link, aparece para você qual o nível de acesso que essa pessoa terá. A configuração padrão para compartilhamento de links no Google Drive é de Leitor, ou seja, a pessoa apenas visualiza e não pode fazer qualquer alteração no documento ou pasta.
Configurações do Google Drive
De tudo que foi mostrado sobre as funcionalidades, integrações, etc, não podemos deixar passar a parte de configurações do Google Drive, ou seja, além de todas essas possibilidades já ditas, o Drive possui configurações para melhorar sua experiência e facilitar seu uso de acordo com o que você deseja.
- Geral
- Armazenamento – mostra a porcentagem de uso do seu espaço do drive (para instituições educacionais o armazenamento é ilimitado)
- Converter uploads – Esta opção é interessante para se utilizar quando você recebe arquivos do Microsoft Word em seu e-mail. Dessa forma, ele já converte para o formato Google Docs.
- Idioma – Define o idioma do seu G-Drive.
- Offline – Opção bastante interessante para se utilizar quando você possuir qualquer problema técnico com sua internet, pois você conseguirá editar seus arquivos de forma off-line. Quando conseguir a conexão novamente, ele fará o sincronismo.
- Densidade – A forma de visualização do seu drive.
- Sugestões – Esta opção irá sempre se basear em seus acessos para sugerir os arquivos que você está utilizando e etc. (eu particularmente não utilizo)
- Notificações – Esta opção é muito interessante quando você possuir arquivos compartilhados e quer se manter informado quando alguém executar qualquer alteração neles, seja através do seu navegador Google Chrome ou por e-mail.
- Gerenciar aplicativos – Nesta opção que você irá desconectar ou alterar qualquer tipo de configuração específica dos aplicativos que você integrou com seu drive.
- Use o Drive no computador – Você será redirecionado para a página de download do Drive e, com ele instalado e configurado, você consegue editar e acessar de forma rápida e simples. Fazendo uma comparação bem direta, é como uma versão Premium do Dropbox, só que gratuita.